Para muchas empresas, trabajar desde casa forma parte del día a día desde hace años, pero para otras empresas era hasta hace poco un concepto casi extraño. Sin embargo, vistos los tiempos que corren y han corrido, está claro que las empresas y los departamentos de recursos humanos necesitan abordar en detalle el tema del teletrabajo de los empleados. Esto también repercute cuando hay sucursales, oficinas o tiendas fuera de la central.
Hay muchos aspectos importantes a tener en cuenta. Por ejemplo, surge la pregunta de cómo se puede garantizar la productividad de los empleados o la comunicación dentro del equipo. Si las horas de trabajo no se basan en la confianza, el registro de las horas de trabajo en la oficina central también juega un papel importante.
En este artículo, los expertos de Timenet nos explicarán qué deben tener en cuenta las empresas a la hora de registrar el tiempo en la oficina central y qué opciones tienen.
¿Cuándo se te permite trabajar desde casa?
Trabajar desde casa debe decidirse de mutuo acuerdo, lo que significa que tanto el empleador como el empleado deben aceptar trabajar desde casa.
Esto requiere un acuerdo adicional al contrato de trabajo regular, en el que se deben dejar constancia de diversos aspectos. Por un lado, es importante que también en el teletrabajo se cumplan las normas de protección de datos. Por otro lado, debería acordarse si las horas de trabajo de los empleados también deben registrarse desde casa. En este caso, las empresas deberán proporcionar un método adecuado para registrar el tiempo en la oficina central.
¿Es obligatorio el registro del tiempo cuando se trabaja desde casa?
En la oficina central se aplican las mismas normas legales para el registro de tiempos.
Sólo cuando se supere el tiempo de trabajo máximo de 8 horas por jornada laboral será necesario registrar el tiempo de trabajo.
¿Cómo se regula el horario laboral en el home office?
La ley se aplica tanto a los empleados que trabajan desde casa como en la oficina (el horario flexible normalmente se mantiene e incluso se introduce a través de la oficina central). Esto significa que, por lo general, a tus empleados no se les permite trabajar más de 8 horas al día. Hay una excepción: si hay mucho que hacer, los empleados pueden ampliar la jornada laboral hasta un máximo de 10 horas. El requisito previo es que las horas extraordinarias se compensen en los próximos 6 meses.
¿Qué pausas y períodos de descanso se aplican?
Las pausas también se aplican en la oficina central según lo prescrito por la ley. En los días laborables de más de 6 horas, el tiempo de descanso será de al menos 10 minutos; para los días de más de 8 horas, el tiempo de descanso será de al menos 30 minutos.
También se fijan los tiempos de descanso. Debe transcurrir al menos 11 horas entre el final del trabajo y el siguiente día laborable. Aquí también hay una excepción: si el período de descanso es de menos horas en un día, el otro día debe durar al menos 12 horas. El acuerdo deberá realizarse en un plazo de cuatro semanas.
Nuevo modelo de horario de trabajo: ¿El registro de las horas de trabajo en la oficina central significa el fin de la flexibilidad?
El registro del tiempo en la oficina central no está en contradicción con los horarios de trabajo flexibles ni con los nuevos modelos de horarios de trabajo. Si tu empresa ha establecido un horario laboral básico y los empleados pueden comenzar su jornada laboral dentro de un período de tiempo determinado, esto también se puede hacer trabajando desde casa.
Sin embargo, para mantener productivo a tu equipo, es recomendable introducir algunas reglas. Esto significa que puedes establecer horarios fijos de disponibilidad, especialmente si estás en contacto constante con los clientes. O las reuniones periódicas del equipo pueden ayudar a mantener a todos los colegas informados sobre el estado actual de las cosas.
¿Qué opciones hay para registrar el tiempo en la oficina central?
1. Completar las hojas de horas manualmente.
Una forma de realizar un seguimiento del tiempo durante el teletrabajo es completar una hoja de horas, por ejemplo en forma de hoja de cálculo de Excel. Tus empleados ponen el inicio y el final del trabajo manualmente y luego pasan el archivo al gerente para su aprobación.
2. Chatbots.
Los chatbots son otra opción para registrar las horas de trabajo en la oficina central. Dependiendo de cómo se utilice el chatbot, tus empleados pueden comunicarse con ellos, por ejemplo, a través de una aplicación. Se pueden utilizar comandos simples como “marcar entrada”, “marcar salida” y “pausar” para iniciar, finalizar o pausar la grabación de tiempo.
Si el chatbot está conectado a un software de recursos humanos, las horas trabajadas se registran en el sistema y luego el supervisor puede verificarlas.
3. Software de recursos humanos en la nube
Un software de recursos humanos en la nube o una aplicación de seguimiento del tiempo de trabajo no solo ayuda a las empresas a introducir rápidamente el seguimiento del tiempo, sino también a automatizar otros procesos y optimizarlos para el teletrabajo. Para ello, basta con introducir en el software los datos de los empleados, así como las horas de trabajo semanales y, si es necesario, los turnos, y las empresas pueden empezar a registrar el tiempo en muy poco tiempo.
También puedes registrar la entrada y salida de tus empleados a través de una aplicación o de la plataforma web. También puedes gestionar las vacaciones y las ausencias en el software de recursos humanos para tener siempre una visión general de las horas trabajadas.
Los supervisores tienen acceso a las hojas de horas y pueden ver qué empleados han completado sus horas de trabajo y cuáles han trabajado menos horas o horas extras.
¿Cuáles son las ventajas del registro de tiempos online con software?
- El registro del tiempo funciona sin tener que invertir en nuevos dispositivos. Las horas de trabajo se registran en el software en el escritorio o mediante una aplicación en los dispositivos móviles.
- Siempre tendrás una visión general de las horas de trabajo de tus empleados y podrás tomar las medidas adecuadas si es necesario (por ejemplo, reducir las horas extras).
- Puedes registrar fácilmente datos sobre ausencias, vacaciones y bajas por enfermedad que influyen en las horas de trabajo.
- Las hojas de horas creadas online se pueden descargar mensualmente con solo tocar un botón y usarse para la contabilidad de nómina.
