Establecer turnos de trabajo y confeccionar cuadrantes puede dar más de un quebradero de cabeza al personal de recursos humanos de una empresa. Tener contenta a toda la plantilla es una tarea complicada, por no decir imposible. Coordinar horarios, compatibilizar los turnos para cubrir todos los puestos y gestionarlos de la mejor forma, es una de las tareas más importantes dentro de una empresa. Si en determinadas ocasiones puede resultar complicado con plantillas pequeñas, cuando hablamos de grandes empresas, la gestión puede resultar caótica si no se hace bien. Ya nos lo advierten desde Kairos, expertos en software de gestión de recursos humanos: hay que tener en cuenta una serie de aspectos para hacer buenos cuadrantes.
Contar con una serie de herramientas adecuadas, facilita enormemente esta misión. Aunque ya pasaron los tiempos en el coronavirus cerceno nuestras habituales formas de trabajar, debido a los efectos de la pandemia, las empresas se vieron obligadas a reestructurar sus turnos y establecer rotativos para evitar que las correspondientes plantillas no coincidieran al cien por cien en los centros de trabajo. Si bien todo eso, afortunadamente, ha quedado atrás, no hay mal que por bien no venga. Aprender a gestionar esos turnos, ha ayudado a optimizar esos procesos de gestión respecto a los turnos y jornadas de trabajo, de tal manera que, actualmente, con la plantilla al cien por cien, es más fácil hacer la gestión mas eficiente.
Planificar y estructurar los diferentes turnos de trabajo, máxime cuando se trata de rotativos, lleva mucho tiempo, por lo que hay que procurar minimizar el mismo y optimizar al mismo tiempo, los cuadrantes. Según el Estatuto de los Trabajadores, el trabajo a turnos se define como “la forma de organización del trabajo en equipo según la cual los trabajadores, ocupan sucesivamente los mismos puestos de trabajo, según cierto ritmo, continuo o discontinuo, implicando para el trabajador la necesidad de prestar sus servicios en horas diferentes en un período determinado de días o semanas”.
Establecer turnos es necesario para la organización del trabajo
Por norma general, los turnos rotativos son la forma de organización más adecuada que llevan a cabo las empresas por razones de producción. También es habitual establecer el trabajo a turnos rotativos en entidades en las que las funciones que se realizan, requieren de un trabajo continuo y constante, como puede ser el sector sanitario o empresas de servicios como la seguridad.
Las empresas que funcionan durante todo el día o la restauración, se ven obligadas a contar con plantillas en diferentes turnos. Esto es así para cubrir todas las necesidades de producción o prestación de los servicios correspondientes. Por ley, los empleados solo pueden trabajar una serie de horas y hay que establecer períodos de descanso entre los turnos de trabajo.
Como bien saben las empresas, la gestión de los recursos humanos es primordial, puesto que el personal que trabaja en ellas, es el principal activo de la misma y hay que saber como utilizar bien al personal y de forma que rindan más y mejor, estableciendo horarios que maximicen su tiempo de trabajo.
A la hora de establecer los turnos rotativos ha que saber como hacer los turnos de trabajo correspondientes y tener en cuenta que los cuadrantes resultantes, cumplan con una serie de criterios. Estos cuadrantes, constituyen una excelente herramienta de planificación que debe contener la información esencial de cada uno de los empleados, de forma sencilla, clara y concisa. En el mismo, debe también quedar fijado su período de vigencia.
Por otro lado, los cuadrantes deben cumplir con la normativa legal vigente en cada momento que hace referencia al articulo 34.6 del Estatuto de los Trabajadores, en el cual se establece la obligatoriedad y el deber de incluir el calendario laboral en un lugar visible para todo el personal. Esto quiere decir que, si el cuadrante se coloca en el lugar de trabajo, pero existe personal que teletrabaja, el cuadrante no será valido pues tiene que contar con estos trabajadores.
Del mismo modo, en los cuadrantes que reflejen los turnos rotativos, debe ser tenido en cuenta el tiempo de descanso necesario entre los diferentes turnos. Estos cuadrantes, se determinan, de forma general, mensualmente para cuadrar a todos los empleados, sus turnos, días libres y cambios de los mismos.
Simplificar y coordinar la gestión de los turnos con el control horario
No es inusual que los encargados de confeccionar los cuadrantes, se sirvan de herramientas como el Excel. Esta manera de crear cuadrantes utilizando plantillas ha sido una de las más habituales. Aunque en la actualidad, está cayendo en desuso con la llegada de los nuevos softwares de gestión de recursos humanos.
Las plantillas de Excel son cómodas pero es fácil cometer errores con ellas, debido a la envergadura de los cuadrantes en sí. Según los profesionales del sector, realizar cuadrantes y gestionar los diferentes turnos con una plantilla de Excel no aporta ventajas en la gestión salvo la gratuidad.
La implicación de la gestión del control horario a la que se esta sometiendo a las empresas, ha hecho visible la necesidad de combinar ambos aspectos: gestión de turnos y control horario. Por lo tanto, para mejorar la gestión de los turnos de las empresas y crear los cuadrantes de forma más sencilla y rápida, es de vital necesidad, contar con herramientas que permitan automatizar estos procesos.
De esta manera, se evitan errores administrativos al tiempo que se superan esos retos que suponen la gestión de turnos y elaboración de cuadrantes. Los softwares de gestión de recursos humanos, son las herramientas que la digitalización pone al servicio de las empresas para llevar a cabo esta, ya no, tan ardua tarea. Gracias a ellas, se da un paso más en la gestión de los recursos humanos y, concretamente en la gestión de los diferentes turnos.
Gestionar los turnos rotativos se simplifica sustancialmente cuando la empresa, cuenta con un cuadrante inteligente. De este modo, los responsables y los implicados, pueden visualizar de una sola vez, en el mismo panel quien esta en el centro de trabajo en ese momento, cual es el horario laboral de cada uno y los turnos de trabajo que tiene asignados cada empleado. Esto permite llevar a cabo una gestión de turnos mas sencilla y, a la vez, eficiente, permitiendo coordinar empleados ubicados en diferentes centros de trabajo.
A la hora de confeccionar un cuadrante, hay que tener presentes los siguientes aspectos:
- Debe cubrir las necesidades de la empresa en lo que a personal se refiere.
- La distribución de los turnos de trabajo debe tener en cuenta la salud, la seguridad y el bienestar de los trabajadores.
- Turnos continuos para las empresas que cuentan con un ritmo de producción o prestación de servicios ininterrumpido durante mañana, tarde, noche, los trescientos sesenta y cinco días del año.
Implementar los cuadrantes por turnos junto a la herramienta de gestión de control horario, es la mejor manera de asegurar un cuadrante inteligente. De esta manera, se facilita y agiliza el cuadrante y se refleja simultáneamente el saldo horario de cada trabajador.
Factores como la disponibilidad, la entrada y salida del trabajo, la asignación de días libres y por supuesto el cumplimiento del horario, se refleja simultáneamente y permite seguir confeccionando los siguientes cuadrantes en función de estos aspectos. Entre las ventajas que ofrece implementar estas dos herramientas combinadas, se hayan la facilitación de la gestión de los turnos y la elaboración de los cuadrantes como ya hemos dicho y la monitorización del trabajo de toda la plantilla: horas extras y asignación de turnos, evitando que se solapen.
Tipos de turnos a para elaborar cuadrantes
Actualmente, las empresas cuentan con los diferentes tipos de turnos con los que hay que contar para elaborar los cuadrantes de forma más sencilla y eficiente.
- Turnos discontinuos que comprenden horario de mañana y tarde, librando los fines de semana.
- Turnos semidiscontinuos que comprenden mañana, tarde y noche, incluso los sábados.
- Turnos continuos para las empresas que cuentan con un ritmo de producción o prestación de servicios ininterrumpido durante mañana, tarde, noche, los trescientos sesenta y cinco días del año.
Dentro de estas opciones, las empresas, disponen de turnos de mañana y tarde, noche o fin de semana.
En cuestión de horas de trabajo efectivas, se establecen turnos rotativos en tres turnos, en los cuales los empleados trabajan durante diferentes turnos a lo largo de un período de tiempo determinado en un ciclo de tres turnos: diurno, nocturno o fin de semana.
También se establecen turnos rotativos de doce horas, en los que los empleados prestan servicio durante dice horas continuadas, seguidas de un período libre de otras doce. Estos turnos suelen ser habituales en sectores como la salud, la industria o la seguridad, donde se necesita mayor flexibilidad y disponibilidad por parte de los empleados.
No son muy frecuentes (por fortuna) los turnos de veinticuatro/cuarenta y ocho horas. En estos casos, los empleados trabajan veinticuatro horas seguidas, librando cuarenta y ocho tras finalizar su turno. Se establecen este tipo de rotativos en sectores como la seguridad o servicios públicos donde las necesidades de disponibilidad y capacidad de respuesta, son elevadas. Estos turnos pueden interferir negativamente en el bienestar físico y mental de los trabajadores.
Aplicando los parámetros adecuados al software, el mismo programa, te devuelve los datos en forma de cuadrante. Más fácil, imposible.