Como emprendedor en el siglo XXI, tienes numerosas oportunidades para organizar tu vida diaria en la oficina. Un modelo es la llamada oficina virtual. Virtual y sin embargo existente: así es como se puede explicar el concepto de «oficina virtual». Una oficina virtual es una buena solución, especialmente para los emprendedores de negocios que no saben cómo se está desarrollando la empresa o para aquellos que tienen que mantener costos muy bajos en la fase de puesta en marcha.
Explicamos las ventajas y desventajas de una oficina virtual y hacemos un ejemplo de cálculo para una oficina virtual.
¿Qué es una oficina virtual y qué incluye?
Guiándonos de las indicaciones proporcionadas por los profesionales de Mitre 126, una oficina virtual es una dirección para tu negocio, pero no donde trabajas. Sin embargo, la oficina virtual no debe confundirse con la llamada dirección de apartado postal. Así que definitivamente hay algo detrás de las puertas: los empleados de los proveedores relevantes para una oficina virtual te ayudarán a mantener el esfuerzo de comunicación de tu oficina lo más bajo posible. Pero, ¿cuáles son exactamente los beneficios que tienes al alquilar una oficina virtual?
Una oficina virtual ofrece más que solo una dirección representativa que incluye un letrero de la empresa. Por ejemplo, puedes gestionar tu correo allí. Los recepcionistas aceptan cartas y paquetes, así como artículos de mensajería para ti. Si lo deseas, también puedes ser informado inmediatamente cuando llegue un envío específico para ti. Puedes ser contactado en cualquier momento, y no solo por correo.
También puedes obtener un número de teléfono individual si alquilas una oficina virtual con servicio telefónico incluido. Tus llamadas son atendidas, coordinadas y documentadas por personal profesional mientras estás en citas o en movimiento.
Con la mayoría de los proveedores, una oficina virtual también incluye salones de negocios o salas de reuniones que se pueden usar si es necesario. Entonces, si deseas recibir a tus socios comerciales o clientes, tu oficina virtual te ofrece opciones aquí, podrás reservar una sala que está completamente amueblada y correspondiente a un entorno comercial profesional.
Una oficina virtual generalmente se encuentra en una ubicación central y, por lo tanto, es de fácil acceso para tus invitados. Y si llegas tarde, la recepción de visitantes permitirá que tus invitados ingresen a tu oficina, que ya no es exclusivamente virtual. El alquiler espontáneo de oficinas diurnas presenciales suele ser una opción en el concepto de «oficina virtual». Si necesitas una oficina más allá de las reuniones, puedes cambiarte a tu oficina virtual aquí.
¿Cuándo vale la pena una oficina virtual para los emprendedores?
Especialmente las empresas emergentes y los empresarios a menudo no tienen un lugar de negocios permanente con espacio de oficina al comienzo. Alquilar, reformar y amueblar cuesta mucho dinero y eso no es tan fácil de encontrar en la fase de puesta en marcha de una empresa. Por lo tanto, muchos emprendedores también trabajan desde casa.
Si alquilas una oficina virtual, ahorras los costos de una oficina real, incluido el mobiliario y el equipo técnico, pero al mismo tiempo te muestras profesional cuando los clientes te visitan y en términos de apariencia externa. También puedes ser contactado en todo momento, tanto por correo como por teléfono. Y otra ventaja adicional: no tienes que usar tu dirección privada para fines de la empresa, lo que significa que puedes separar los asuntos profesionales de los privados.
Incluso si trabajas en el extranjero, una oficina virtual es importante para una apariencia profesional. Aquí es crucial para la organización, así como para la accesibilidad y la seriedad, tener una sede empresarial permanente en España. Porque un número o una dirección extranjeros pueden disuadir a los clientes nacionales de ponerse en contacto contigo.
Oficina virtual: ventajas y desventajas de un vistazo
Las ventajas de la oficina virtual son obvias:
- Dirección comercial representativa principalmente en una ubicación central de la ciudad.
- Identidad corporativa seria.
- Disponibilidad permanente para los clientes.
- Servicio telefónico y de correo.
- Servicio de secretaría.
- Posibilidad de despachos de día y salas de reuniones.
- Por lo general, costos más bajos que alquilar y establecer un espacio de oficina.
- Se minimiza el riesgo financiero.
- Listo para funcionar de inmediato: sin necesidad de buscar una oficina, sin configuración y equipo técnico básico.
- Protección de la privacidad.
Pero una oficina virtual también puede tener desventajas. En primer lugar, se debe mencionar aquí la reputación de una dirección de apartado postal. Muchos clientes o proveedores de servicios no conocen la diferencia exacta con una oficina virtual. Esto debe establecerse y no debe impedirle alquilar una oficina virtual. Hay más empresas de las que podría pensar que no tienen su «propia» sede central, y los clientes y otras partes interesadas a menudo no se dan cuenta de esto.
Otra desventaja puede ser que el personal de la oficina virtual no se identifique lo suficiente con tu empresa y, por lo tanto, a menudo no pueda atender las llamadas telefónicas con la misma profesionalidad que tus propios empleados. Aquí puedes contrarrestar esto con sesiones informativas y probar diferentes centros de negocios. La mayoría de los proveedores tienen personal muy profesional. Así que no dejes que esto te impida tomar tu decisión.
¿Cuánto cuesta una oficina virtual?
Los precios de una oficina virtual varían mucho según el servicio y la ciudad. Puedes obtener una dirección comercial pura en el rango de euros de dos dígitos por mes. Incluyendo el servicio telefónico y un paquete completo, suele ser una cantidad mensual de tres dígitos.
Presta siempre atención a los siguientes puntos a la hora de alquilar una oficina virtual:
- Flexiblilidad: si no estás seguro de cómo será tu fase inicial, asegúrate de que el proveedor de la oficina virtual sea flexible con respecto a la duración del contrato.
- Variabilidad: Hay paquetes completos y costos variables. Con algunos proveedores, puedes hacer que los servicios de secretaría y teléfono se facturen cada 15 minutos. Así que no pagas una tarifa plana, sino solo cuando la usas.
- Individualidad: Un buen proveedor te hará una oferta individual que se ajuste a tus necesidades. Así que antes de alquilar, infórmate sobre los diferentes modelos y encuentra la oferta que mejor se adapte a ti.
